1. Quick start

Roller og tilladelser

Access Roles – Der findes fire forskellige roller, som definerer, hvad en bruger kan gøre:

• Admin – Fuld adgang til alle lokationer, inkl. organisations-, team- og delingsindstillinger

• Collaborator – Fuld adgang til alle funktioner bortset fra organisations-, team- og delingsindstillinger. Adgangen kan begrænses til specifikke lokationer

• Commenter – Kun læseadgang og mulighed for at skrive kommentarer. Adgangen kan begrænses til specifikke lokationer

• Viewer – Kun læseadgang. Adgangen kan begrænses til specifikke lokationer

Access Scope

Definerer hvilke lokationer brugeren kan få adgang til:

• All Sites – Alle lokationer i din organisation

• Sites with Tags – Kun lokationer med bestemte tags (f.eks. “kontorer”)

• Specific Sites – Individuelt valgte lokationer

Rollehierarki

Roller er hierarkiske – højere roller indeholder alle tilladelser fra lavere roller:

Admin

↓ inkluderer alle Collaborator-rettigheder

Collaborator

↓ inkluderer alle Commenter-rettigheder

Commenter

↓ inkluderer alle Viewer-rettigheder

Viewer

2. Oversigt over indstillinger

Alle funktioner kan tilgås via Settings i menuen til venstre.

• Your Access – Se alle sites og organisationer, du har adgang til

• Team Members – Administrer dit team (kun for Admins)

• Shared by Us – Administrer den adgang, din organisation har delt med eksterne partnere (kun for Admins)

• Shared with Us – Se, hvad andre organisationer har delt med din organisation (kun for Admins)

Bemærk: Kun administratorer har adgang til team- og delingsindstillinger.

Typiske opgaver

3. your access

Placering: Settings → Your access

Her kan du se al den adgang, du har fået tildelt på tværs af alle organisationer, du er en del af.

Her ser du en tabel der viser

• Organisation – Hvilken organisation adgangen kommer fra

• Access Type – Hvordan du har fået adgang: Member, Shared with your user, Shared via [organization]

• Access Role – Din rolle (Admin, Collaborator, Commentator, Viewer)

• Accessible Sites – Hvor mange sites du har adgang til

Forstå de forskellige adgangstyper

Member

• Du er en del af organisationens team

• Adgangen er tildelt af en administrator

• Du vises under Team members i organisationens indstillinger

Shared with your user

• Adgangen er givet direkte til dig som person

• En anden bruger har delt specifikke sites direkte med dig

• Du er ikke medlem af organisationen

Shared via [organization]

• Adgangen er givet til hele din organisation

• En ekstern organisation har delt lokationer med dit team

• Din organisationsadmin styrer, hvem der har adgang via Team Access Rules

Actions

Accept

• Klik for at acceptere ventende invitationer eller adgangstildelinger

• Adgangen bliver aktiv, når du har accepteret

Remove

• Fjern dig selv fra en organisation

• Afvis adgang, du ikke længere har brug for

4. Team Members

Placering: Settings → Team Members

Adgang: Kun for Admins

Her administrerer du organisationens brugere og styrer, hvad de har adgang til.

Se brugere

Tabellen viser:

• Navn – Brugerens fulde navn

• Email – Brugerens e-mailadresse

• Adgangsrolle – Deres tildelte rolle (Admin, Collaborator, Commentator, Viewer)

• Sites – Oversigt over, hvilke sites de har adgang til

Statusindikatorer:

• (Afventer accept) – Invitation sendt, men ikke accepteret endnu

• Normal visning – Aktivt teammedlem

Inviter ny bruger

Klik på + Inviter for at tilføje en ny bruger til dit team.

Invitationen

Navn

• Det fulde navn på personen, du inviterer

Email

• E-mailadressen, som invitationen sendes til

• Skal være unik (du kan ikke invitere nogen, der allerede er i teamet)

Adgangsrolle

• Tildel en startrolle: Admin, Collaborator, Commenter eller Viewer

Scope

Vælg, hvilke lokationer de skal have adgang til:

• Alle lokationer (All Sites)

• Lokationer med tags (Sites with Tags)

• Specifikke lokationer (Specific Sites)

Hvad sker der derefter?

1. Systemet sender en invitation pr. e-mail

2. Modtageren klikker på linket i e-mailen

3. De opretter en konto (eller logger ind, hvis de allerede har én)

4. De accepterer invitationen

5. Du kan derefter justere deres adgang under Member Access Rules

Member Access Rules

Formål: At styre præcist, hvilke lokationer og rettigheder en bruger har.

Nuværende adgang

Viser alle aktive adgangstildelinger for brugeren:

• Access Role – Deres adgangsniveau

• Which sites – Omfanget af deres adgang

• Actions – Rediger eller fjern hver tildeling

+ Add Access

Tildel yderligere adgang til et medlem.

Adgangsrolle

• Vælg mellem: Admin, Collaborator, Commentator eller Viewer

• Højere roller inkluderer alle tilladelser fra lavere roller

Hvilke lokationer? (ikke tilgængelig Admin-rollen)

• Alle lokationer – Adgang til hele organisationen

• Lokationer med tags – Adgang til bestemte grupper af lokationer

• Specifikke lokationer – Vælg præcise lokationer

Eksempler

Scenario 1: Facility Manager for Bygning A

• Adgangsrolle: Collaborator

• Lokationer: Med tags → “Building-A”

• Resultat: Kan redigere alle lokationer med tagget Building-A

Scenario 2: Kun læseadgang til to lokationer

• Adgangsrolle: Viewer

• Lokationer: Specifikke lokationer → “Hovedkontor” og “Lager 3”

• Resultat: Kan kun se de to valgte lokationer

Scenario 3: Organisationsadministrator

• Adgangsrolle: Admin

• Lokationer: Automatisk “Alle lokationer”

• Resultat: Fuld adgang til alt

Bedste praksis

Start med minimum adgang

• Giv Viewer rolle først, og udvid efter behov

• Det er nemmere at tilføje adgang end at fjerne den senere

Brug tags for skalérbarhed

• Brug tags til at gruppere lokationer (efter bygning, region eller afdeling)

• Giv adgang baseret på tags i stedet for enkelte lokationer

• Nye lokationer med samme tag bliver automatisk inkluderet

Brug flere tildelinger til komplekse behov

• Giv fx Admin-adgang til bestemte lokationer

• Og Viewer-adgang til alle lokationer

• Brugeren får den højeste rolle for hver lokation

5. Shared by US

Placering: Settings → Shared Access

Adgang: Kun for Admin

Her administrerer du adgang, som din organisation har delt med eksterne brugere eller organisationer.

Hvad du ser her

En tabel, der viser:

• Shared With – Hvem har adgang (enten en e-mailadresse eller et organisationsnavn)

• Access Role – Den maksimale adgang, brugeren har

• Which Sites – Hvilke sites, der er delt adgang til

Typer af modtagere

🔸 Bruger (User – f.eks. email@example.com)

• Individuel brugeradgang

• Viser (Awaiting Acceptance), hvis invitationen ikke er accepteret endnu

🔹 Organisation (Organization Name)

• Hele organisationen får adgang

• Deres Admin styrer, hvilke teammedlemmer der får adgang

• Viser (Awaiting Acceptance), hvis invitationen stadig er åben

Inviter nye partnere

Klik på + Share Access for at give eksterne brugere eller organisationer adgang.

Oplysniger der skal udfyldes

Du kan dele med enten en bruger eller en organisation

• User – Del med en enkeltperson via e-mail

• Organization – Del med en hel organisation via deres ID
  • Du kan få organisationens ID ved at spørge dem. ID’et er det første tal i deres URL.

For deling med enkeltpersoner

Navn (User Name)

• Fulde navn på personen (for nye brugere)

E-mail (User Email)

• Personens e-mailadresse

• De modtager en invitation, hvis de er nye brugere

• Adgangen vises på deres side Your Access

For deling med organisationer

Organization ID

• Det numeriske ID for organisationen

• Kontakt organisationens admin for at få ID’et

• Deres admin kan derefter fordele adgangen via Team Access Rules

Adgangsrolle (Access Role)

• Vælg: Admin, Collaborator, Commenter eller Viewer

• Dette er den maksimale rolle, modtageren kan bruge

• De (eller deres admin) kan senere begrænse den yderligere

Hvilke Sites? (ikke vist for Admin)

• All Sites – Del alle organisationens lokationer

• Sites with Tags – Del lokationer med bestemte tags

• Specific Sites – Del individuelt valgte lokationer

Eksempler

Scenario 1: Del alle bygninger med en konsulent

• Shared With: User → consultant@example.com

• Access Role: Collaborator

• Which Sites: All Sites

• ➤ Resultat: Konsulenten kan arbejde på alle lokationer

Scenario 2: Del specifik bygning med en Facility Manager

• Shared With: User → fm@building.com

• Access Role: Collaborator

• Which Sites: Sites with Tags → "Building-5"

• ➤ Resultat: Facility Manager har fuld adgang til bygninger tagget “Building-5”

Scenario 3: Del portefølje med en partnerorganisation

• Shared With: Organization → ID 123

• Access Role: Viewer

• Which Sites: Sites with Tags → "Region-North"

• ➤ Resultat: Partnerorganisationens team kan se alle lokationer tagget Region-North

  (deres Admin styrer, hvem der får adgang)

Administrér eksisterende delinger

Rediger (Edit)

• Ændre rolle eller hvilke sites der er adgang til

• Du kan ikke ændre modtageren

• Ændringer træder i kraft med det samme

Fjern (Remove)

• Fjern adgangen helt

• Brugeren eller organisationen mister øjeblikkeligt adgang

• Kan ikke fortrydes (du skal oprette en ny deling for at gendanne)

6. Shared with us

Placering: Settings → Shared Access → Shared with us

Adgang: Kun for Admin

Her kan du se den adgang, som andre organisationer har delt med dit team.

Hvad du ser her

En tabel, der viser:

• Shared By – Den organisation, der har delt adgangen

• Granted Role – Den maksimale rolle, din organisation kan bruge

• Which Sites – Hvilke lokationer, der er delt

Status:

• (Awaiting Accept) – Du har endnu ikke accepteret delingen

• Normal visning – Delingen er aktiv

Acceptér deling (Accept)

Klik på Accept ved ventende delinger for at:

1. Aktivere adgangen

2. Gøre lokationerne tilgængelige for din organisation

3. Muliggøre oprettelse af Team Access Rules

Hvad sker der, når du accepterer?

• Systemet opretter en organisationsbaseret Team Access Rule

• Du kan derefter fordele adgangen blandt dine teammedlemmer

• Sites vises på din organisations oversigt

Team Access Rules

Adgang: Klik på en accepteret deling → Team Access Rules

Her styrer du, hvilke teammedlemmer der får adgang til de delte lokationer — og med hvilket adgangsniveau.

Forstå Team Access Rules

Når en anden organisation deler lokationer med dig:

• De fastsætter den maksimale adgangs rolle (f.eks. Collaborator)

• Du styrer, hvordan adgangen fordeles blandt dit team

• Du kan begrænse rolle og omfang yderligere

• Du kan ikke give tilladelserne over det, den anden organisation har givet

Eksempel

• En partner deler 100 lokationer med rollen Collaborator

• Du kan oprette regler som:
  • Give “Alice” Collaborator adgang til 10 lokationer

  • Give “Bob” Viewer adgang til alle 100

  • Give “Charlie” Collaborator adgang til lokationer tagget Downtown

Aktiver Team Access Rules

Viser alle eksisterende adgangsregler, du har oprettet:

• Applies To – Et teammedlem eller hele organisationen

• Access Role – Den effektive rolle

• Which Sites – Omfanget af deres adgang

• Actions – Rediger eller fjern

Tilføj Team Access Rule

Opret nye regler for at fordele delt adgang.

Applies To:

• All team members – Alle i din organisation får adgang

• Specific member – Vælg en specifik bruger

Access Role:

• Kan ikke overstige den rolle, der er givet af “Shared By”

• Kan være mere restriktiv (f.eks. grant er Collaborator → regel tildeler Viewer)

Which Sites:

• All Sites – Alle delte lokationer

• Sites with Tags – Kun delte lokationer med bestemte tags

• Specific Sites – Kun udvalgte delte lokationer

🧩 Eksempler

Scenario 1: Giv adgang til hele teamet

• Shared By: Partner Org (Collaborator, All Sites)

• Applies To: All team members

• Access Role: Viewer

• Which Sites: All Sites

• ➤ Resultat: Alle teammedlemmer kan se alle delte lokationer

Scenario 2: Én person får Collaborator-adgang til et udsnit

• Shared By: Client Org (Collaborator, 50 sites)

• Applies To: Specific member → John

• Access Role: Collaborator

• Which Sites: Sites with Tags → “Building-A”

• ➤ Resultat: John kan redigere de delte lokationer tagget Building-A

Scenario 3: Begrænset adgang for ekstern konsulent

• Shared By: Data Provider (Commenter, All Sites)

• Applies To: Specific member → consultant@external.com

• Access Role: Viewer

• Which Sites: Specific Sites → 3 udvalgte sites

• ➤ Resultat: Konsulenten kan kun se 3 specifikke lokationer

Bedste praksis

Gennemgå før accept

• Kontrollér, hvad der deles, og med hvilken rolle

• Afvis, hvis adgangen ikke er relevant

Start restriktivt

• Opret først “All team members”-regel med Viewer

• Tildel højere adgang kun til udvalgte personer efter behov

Brug specifikke regler til følsom adgang

• Undgå at give hele teamet fuld adgang

• Brug individuelle regler for nøglepersoner

7. FAQ - Ofte stillede spørgsmål

Generel adgang

Q: Hvordan ser jeg, hvad jeg har adgang til?

A: Gå til Settings → Your Access.

Her kan du se alle organisationer og lokationer, du har adgang til.

Q: Kan jeg have forskellige roller for forskellige lokationer?

A: Ja! Din rolle bestemmes pr. lokation.

Du kan f.eks. være Collaborator på nogle lokationer og Viewer på andre.

Q: Hvad sker der, hvis jeg har flere adgangstildelinger til samme lokation?

A: Du får den højeste rolle.

Hvis du f.eks. både har Viewer- og Collaborator-adgang, får du Collaborator-rettigheder.

Q: Kan jeg få adgang gennem flere organisationer?

A: Ja.

Hvis du er medlem af organisation A og organisation B deler lokationer med dig, får du adgang til begge.

Teamadministration

Q: Jeg har inviteret en person, men de vises ikke i teamet – hvorfor?

A: De skal:

1. Klikke på linket i invitations e-mailen

2. Oprette en konto (eller logge ind, hvis de allerede har en)

3. Acceptere invitationen

Tjek, om de står som (Awaiting Accept) i teamlisten.

Q: Kan jeg fjerne en person fra mit team?

A: Ja.

Gå til Settings→ Team Members → vælg personen → Remove.

De mister adgang med det samme.

Q: Kan teammedlemmer ændre deres egen adgang?

A: Nej.

Kun Admins kan ændre teammedlemmers adgang.

Deling af adgang til partnere

Q: Hvordan finder jeg en organisations ID, så jeg kan dele med dem?

A: Bed organisationens Admin om at sende deres ID.

De kan finde det i deres indstillinger (det første nummer i deres URL).

Q: Kan jeg dele med nogen, der ikke har en konto endnu?

A: Ja.

Del via e-mail — de modtager en invitation til at oprette en konto og få adgang til dine lokationer.

Q: Hvad gør jeg, hvis jeg deler med den forkerte person?

A: Gå til Delt af os (Shared by Us) og klik Remove på delingen.

Adgangen fjernes øjeblikkeligt.

Q: Kan jeg dele midlertidig adgang?

A: Der er ingen automatisk udløbsdato, men du kan:

1. Dele adgang, når den er nødvendig

2. Fjerne den manuelt, når projektet er afsluttet

3. Sætte en kalenderpåmindelse til at gennemgå delinger

Q: Når jeg deler med en organisation, hvem får så adgang?

A: Ingen automatisk.

Organisationens Admin skal først acceptere delingen og derefter fordele adgangen via Team Access Rules.

På den måde bestemmer de selv, hvem i deres team der ser dine lokationer.

Team Access Rules

Q: Hvorfor kan jeg ikke give nogen Admin-adgang i Team Access Rules?

A: Fordi den organisation, der delte med dig, har defineret en maksimal rolle (f.eks. Collaborator).

Du kan kun tildele adgang op til dette niveau – aldrig højere.

Q: Kan jeg oprette Team Access Rules før jeg accepterer en deling?

A: Nej.

Du skal først acceptere delingen, før du kan oprette regler.

Q: Hvad sker der, hvis jeg har både en “All team members”-regel og en individuel regel?

A: Brugeren får den højeste rolle, der gælder for dem.

Eksempel:

• “All team members”: Viewer

• “Alice (specific)”: Collaborator

  ➡️ Alice har Collaborator, mens alle andre kun har Viewer.

Roller og tilladelser

Q: Hvad er forskellen på Collaborator og Admin?

A:

• Collaborators kan arbejde med lokationer og data

• Admins kan desuden administrere teammedlemmer og delinger

Q: Kan en Commenter oprette indhold?

A: Nej.

Commenters kan kun læse data og tilføje kommentarer – ikke oprette eller redigere indhold.

Q: Jeg er Viewer men skal redigere noget – hvad gør jeg?

A: Kontakt din organisations Admin og anmod om Collaborator-adgang.

Q: Kan Viewers se følsomme data?

A: Viewers kan se alt inden for deres tildelte omfang.

Hvis bestemte data skal begrænses, skal de lokationer udelades fra deres adgang.

Tags

Q: Hvad sker der, hvis jeg ændrer et tag på en lokation?

A: Adgangen opdateres automatisk:

• Tilføj tag → brugeren får adgang

• Fjern tag → brugeren mister adgang

Q: Kan jeg bruge flere tags i én adgangstildeling?

A: Ja.

Du kan vælge flere tags. Brugeren får adgang til lokationer med et hvilket som helst af de valgte tags (OR-logik).

Q: Hvad er bedst: tag-baseret eller lokationsspecifik adgang?

A:

• Tag-baseret: Bedst til mange sites– nye lokationer med samme tag inkluderes automatisk

• Specifikke lokationer: Bedst til få sites – mere præcis kontrol

👉 Brug tags for skalérbarhed, og specifikke lokationer for præcision.

Fejlfinding (Troubleshooting)

Q: En bruger siger, de ikke kan se et site, de burde have adgang til.

A: Tjek følgende:

1. Settings→ Team Members → deres adgangsregler

2. Sørg for, at sitet har de korrekte tags

3. Bekræft, at sites hører til den rette organisation

4. Kontrollér, at brugeren har accepteret eventuelle ventende delinger

Q: Jeg delte adgang, men brugeren siger, de ikke modtog en e-mail.

A: Bed dem om at:

1. Tjekke spam-/uønsket post-mappen

2. Verificere, at e-mailadressen er korrekt

3. Gå til Settings → Your Accessog se efter ventende delinger

Du kan også fjerne delingen og dele igen, hvis nødvendigt.

Q: Hvordan kan jeg se, hvem der har adgang til mine lokationer?

A:

• Gå til Settings → Shared by Us for eksterne brugere

• Gå til Settings → Team Members for interne brugere

Q: Kan jeg eksportere en liste over, hvem der har adgang?

A: Ja.

Tabellerne i indstillingerne kan normalt eksporteres – se efter en eksport/download-knap i brugerfladen.

Q: En medarbejder er stoppet – hvordan fjerner jeg deres adgang?

A:

1. Hvis de er teammedlemmer:

   → Settings→ Team Members → vælg dem → Remove

2. Hvis de har fået direkte adgang:

   → Settings → Shared by Us → find deres adgang → Remove

   Adgangen fjernes øjeblikkeligt.

8. Typiske scenarier

Scenario 1: Onboarding af et nyt teammedlem

Situation: En ny energimanager starter på dit team.

Trin:

1. Gå til Settings → Team Members

2. Klik på + Inviter

3. Udfyld:
   • Navn: “Sarah Johnson”

   • Email: “sarah@company.com”

   • Access Role: Collaborator

   • Which Sites: All Sites

4. Klik Send

5. Vent på, at Sarah accepterer invitationen

Resultat: Sarah kan få adgang til og redigere alle sites.

Scenario 2: Deling af bygningsdata med en Facility Manager

Situation: En Facility Manager skal have admin-adgang til deres specifikke bygning.

Trin:

1. Gå til Settings→ Shared by Us

2. Klik på + Share Access

3. Udfyld:
   • Shared With: User

   • User Name: “Mike Chen”

   • User Email: “mike@building-fm.com”

   • Access Role: Collaborator

   • Which Sites: Specific Sites → “Building-7”

4. Klik Send

Resultat: Mike modtager en invitation og får fuld adgang til Building-7.

Scenario 3: Data-deling mellem to organisationer

Situation: En partnerorganisation deler deres data, og du vil give dit team adgang til at se det.

Trin:

1. Vent på en delingsnotifikation (eller tjek Settings → Shared with Us)

2. Gå til Settings → Shared with Us

3. Find den ventende deling fra partnerorganisationen

4. Klik Accept

5. Klik derefter på den accepterede deling

6. Gå til Team Access Rules

7. Klik + Add Team Access Rule

8. Konfigurer:
   • Applies To: All team members

   • Access Role: Viewer

   • Which Sites: All sites

9. Klik Send

Resultat: Alle på dit team kan nu se partnerorganisationens delte sites.

Scenario 4: En ekstern konsulent skal have midlertidig adgang

Situation: En konsulent skal arbejde på bestemte projekt-sites i tre måneder.

Trin:

1. Gå til Settings → Shared by Us

2. Klik på + Share Access

3. Udfyld:
   • Shared With: User

   • Name: “Alex Rivera”

   • Email: “alex@consulting.com”

   • Access Role: Collaborator

   • Which Sites: Sites with Tags → “Consultant-Project”

4. Klik Send

Senere (efter projektet):

1. Gå til Settings → Shared by Us

2. Vælg den relevante adgang

3. Klik Remove

Resultat: Konsulenten får tidsbegrænset adgang til de specificerede sites.

Scenario 5: Porteføljemanager med flere bygninger

Situation: En manager har ansvar for bygninger i flere regioner med forskellige adgangsbehov.

Trin:

1. Gå til Settings → Team Member → Klik på bruger

2. Opret flere adgangstildelinger:

Grant 1: Fuld adgang til Region 1

• Access Role: Collaborator

• Which Sites: Sites with Tags → “Region-1”

Grant 2: Kun læseadgang til Region 2

• Access Role: Viewer

• Which Sites: Sites with Tags → “Region-2”

Grant 3: Fuld adgang til hovedkontoret

• Access Role: Collaborator

• Which Sites: Specific Sites → “Headquarters”

Resultat: Manageren får passende adgangsniveauer på tværs af porteføljen.

Scenario 6: Automatisk adgang via tags

Situation: Du vil automatisk give adgang, når nye bygninger bliver tilføjet.

Opsætning:

1. Sørg for konsekvent tagging af sites (fx Division-A, Division-B)

2. Giv adgang via tags:
   • Division A Manager → Collaborator → Sites with Tags → “Division-A”

   • Division B Manager → Collaborator → Sites with Tags → “Division-B”

Når du tilføjer nye bygninger:

1. Tilføj tagget “Division-A” til den nye bygning

2. Division A Manager får automatisk adgang

3. Ingen manuel opdatering nødvendig

Resultat: Skalerbar adgangsstyring, efterhånden som porteføljen vokser.

9. Få hjælp

Adgangsproblemer

1. Gennemgå FAQ-afsnittet i denne vejledning først

2. Tjek dine aktuelle tilladelser under Settings → Din adgang Your Access

3. Kontakt din organisationsadministrator, hvis du stadig har problemer

For sikkerhedsproblemer

1. Fjern straks adgangen, hvis du har mistanke om misbrug eller fejl

2. Dokumentér hændelsen (hvem, hvornår, og hvad der skete)

3. Kontakt Ento Support for yderligere assistance

Yderligere tips

• Brug altid de lavest nødvendige adgangsniveauer (Viewer før Collaborator, osv.)

• Gennemgå regelmæssigt, hvem der har adgang til dine sites

• Kontakt support, hvis du oplever tekniske fejl, manglende delinger eller loginproblemer