Ce guide explique comment gérer les accès, les autorisations et le partage dans Ento. Que vous gériez votre équipe, partagiez des sites avec des partenaires externes ou contrôliez qui peut consulter et modifier vos données, ce guide vous accompagnera dans la découverte de chaque fonctionnalité.
Table des matières
- Démarrage rapide
- Aperçu des paramètres
- Votre accès
- Membres de l'équipe
- Partagé par nous
- Partagé avec nous
- Scénarios courants
- Foire aux questions
1. Démarrage rapide
Rôles et autorisations
Rôles d'accès - Il existe 4 rôles différents, qui définissent ce qu'un utilisateur peut faire :
- Administrateur - Accès complet à tous les sites, y compris les paramètres d'organisation, d'équipe et de partage
- Collaborateur - Accès complet à toutes les fonctionnalités, à l'exception des paramètres d'organisation, d'équipe et de partage. L'accès d'un collaborateur peut être limité à des sites spécifiques.
- Commentateur - Accès en lecture seule et possibilité de commenter. L'accès en tant que commentateur peut être limité à des sites spécifiques.
- Téléspectateur - Accès en lecture seule. L'accès en tant que visionneuse peut être limité à des sites spécifiques.
Portée de l'accès - définit les sites auxquels les utilisateurs peuvent accéder :
- Tous les sites - Chaque site de votre organisation
- Sites avec des balises - Seuls les sites comportant des balises spécifiques (par exemple, « bureaux »)
- Sites spécifiques - Sites sélectionnés individuellement
Hiérarchie des rôles
Les rôles sont hiérarchiques : les rôles supérieurs incluent toutes les permissions des rôles inférieurs :
Administrateur
↓ Inclut toutes les autorisations de collaborateur
Collaborateur
↓ Inclut toutes les autorisations de commentateur
Commentateur
↓ Inclut toutes les autorisations du spectateur
Téléspectateur
2. Aperçu des paramètres
Accédez à toutes les fonctionnalités depuis Paramètres dans le menu de navigation de gauche :
- Votre accès - Voir tous les sites et organisations auxquels vous avez accès
- Membres de l'équipe - Gérez l'équipe de votre organisation (Administrateur uniquement)
- Partagé par nous - Gérer les accès que vous avez partagés avec des partenaires extérieurs à l'organisation (Administrateur uniquement)
- Partagé avec nous - Voir les accès partagés par d'autres personnes avec votre organisation (Administrateur uniquement)
Note: Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent accéder aux paramètres d'équipe et de partage.
Tâches courantes
| I want to... | Go to... |
|---|---|
| See what I can access | Settings → Your Access |
| Invite a team member | Settings → Team Members → + Invite |
| Change what a team member can access | Settings → Team Members → [Select member] → Member Access Rules |
| Share sites with an external user | Settings → Shared by Us → + Share Access |
| See what others shared with my organization | Settings → Shared with Us |
| Control how my team uses shared access | Settings → Shared with Us → [Select grant] → Team Access Rules |
3. Votre accès
Emplacement: Paramètres → Votre accès
Consultez tous les accès qui vous ont été accordés dans toutes les organisations.
Ce que vous verrez
Un tableau présentant :
- Organisation - De quelle organisation provient l'accès ?
- Type d'accès - Comment avez-vous obtenu l'accès (Membre, Partagé avec votre utilisateur, Partagé via [Org])
- Rôle d'accès - Votre rôle (Administrateur, Collaborateur, Commentateur, Spectateur)
- Sites accessibles - Combien de sites pouvez-vous consulter ?
Comprendre les types d'accès
Membre
- Vous êtes membre de l'équipe de l'organisation
- L'accès a été accordé par un administrateur de l'organisation.
- Apparaît dans la section « Membres de l'équipe » de cette organisation
Partagé avec votre utilisateur
- subvention d'accès personnel direct
- Quelqu'un a partagé directement certains sites avec vous.
- Vous n'êtes pas membre de l'équipe
Partagé via [Nom de l'organisation]
- Accès accordé à l'ensemble de votre organisation
- Quelqu'un a partagé des sites avec votre équipe.
- L'administrateur de l'organisation peut contrôler qui bénéficie de cet accès via les « règles d'accès de l'équipe ».
Actes
Accepter (accès en attente)
- Cliquez pour accepter les invitations à devenir membre ou pour accéder aux subventions
- L'accès devient actif après acceptation.
Retirer
- Retirez-vous d'une organisation
- Refusez l'accès dont vous n'avez pas besoin.
4. Membres de l'équipe
Emplacement: Paramètres → Membres de l'équipe
Qui peut y accéder : Réservé aux administrateurs de l'organisation
Gérez les membres de votre équipe et contrôlez leurs droits d'accès.
Voir les membres de l'équipe
Le tableau montre :
- Nom - Nom du membre de l'équipe
- E-mail - Adresse e-mail du membre de l'équipe
- Rôle d'accès - Rôle d'accès des membres de l'équipe
- Quels sites -Résumé des sites auxquels ils peuvent accéder
Indicateurs d'état :
- « (En attente d'acceptation) » - Invitation envoyée mais pas encore acceptée
- Affichage normal - Membre actif de l'équipe
+ Invite
Cliquez + Invite ajouter quelqu'un à votre équipe.
Formulaire d'invitation
Nom
- Nom complet de la personne que vous invitez
- Adresse électronique à laquelle l'invitation sera envoyée
- Doit être unique (impossible d'inviter quelqu'un qui fait déjà partie de l'équipe).
Rôle d'accès
- Attribuer un rôle initial : Administrateur, Collaborateur, Commentateur ou Visionneur
Portée
Choisissez les sites auxquels ils peuvent accéder :
- Tous les sites
- Sites avec des balises
- Sites spécifiques
Que se passe-t-il ensuite ?
- Le système envoie un courriel d'invitation
- Le destinataire clique sur le lien dans l'e-mail
- Le destinataire crée un compte (s'il est nouveau) ou se connecte.
- Le destinataire accepte l'invitation
- Vous configurez leur accès dans « Règles d'accès des membres ».
Règles d'accès des membres
Accéder: Ajuster l'accès des membres
Contrôlez précisément ce à quoi chaque membre de l'équipe a accès.
Accès actuel
Affiche tous les droits d'accès actifs pour ce membre :
- Rôle d'accès - Leur niveau d'autorisation
- Quels sites - Étendue de leur accès
- Actes - Modifier ou supprimer chaque subvention
+ Ajouter un accès
Accorder un accès supplémentaire à ce membre.
Rôle d'accès
- Choisissez : Administrateur, Collaborateur, Commentateur ou Visionneur
- Les rôles supérieurs incluent toutes les permissions des rôles inférieurs.
Quels sites ? (non affiché pour le rôle d'administrateur)
- Tous les sites - Accès à tous les sites de votre organisation
- Sites avec des balises - Accès aux sites comportant des balises spécifiques
- Sites spécifiques - Accès à des sites sélectionnés individuellement
Exemples :
Scénario 1 : Gestionnaire des installations du bâtiment A
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Bâtiment A »
- Résultat : Possibilité de modifier tous les sites étiquetés « Bâtiment-A »
Scénario 2 : Accès en lecture seule à deux sites spécifiques
- Rôle d'accès : Lecteur
- Sites concernés : Sites spécifiques → Sélectionnez « Siège social » et « Entrepôt 3 »
- Résultat : Seuls ces deux sites sont visibles.
Scénario 3 : Administration de l’organisation
- Rôle d'accès : Administrateur
- Sites concernés : Défini automatiquement sur « Tous les sites »
- Résultat : Accès complet à tout
Meilleures pratiques
Commencez par un accès minimal
- Rôle de visionneur de subventions en premier, à augmenter selon les besoins
- Il est plus facile d'ajouter un accès que de le supprimer.
Utilisez des balises pour une meilleure évolutivité
- Étiqueter les sites par bâtiment, région ou service
- Accorder l'accès par étiquette plutôt que par site individuel
- Les nouveaux sites présentant des balises correspondantes sont automatiquement inclus.
Subventions multiples pour des besoins complexes
- Accorder à l'administrateur l'accès à des sites spécifiques
- Accorder à l'utilisateur l'accès à tous les sites
- Le membre obtient le rôle le plus élevé pour chaque site
5. Partagé par nous
Emplacement: Paramètres → Partagé par nous
Qui peut y accéder : Réservé aux administrateurs de l'organisation
Gérez les accès que vous avez partagés avec des utilisateurs et des organisations externes.
Ce que vous verrez
Un tableau présentant :
- Partagé avec - Qui a accès (adresse e-mail de l'utilisateur ou nom de l'organisation)
- Rôle d'accès - Leur niveau d'autorisation maximal
- Quels sites - Ce à quoi ils peuvent accéder
Types de destinataires :
Utilisateur (email@exemple.com)
- accès utilisateur individuel
- Affiche « (En attente d'acceptation) » si en attente
Nom de l'organisation (Organisation)
- L'ensemble de l'organisation a accès
- Leur administrateur contrôle quels membres de l'équipe ont accès.
- Affiche « (En attente d'acceptation) » si en attente.
+ Accès partagé
Cliquez + Accès partagé accorder l'accès à des utilisateurs ou organisations externes.
Formulaire d'accès partagé
Avec qui est-il partagé ?
- Utilisateur - Partager avec une personne par courriel
- Organisation - Partager avec toute l'organisation par identifiant
- Demandez à l'organisation son identifiant. Cet identifiant correspond au premier chiffre de l'URL.
Pour les autorisations utilisateur :
Nom d'utilisateur
- Nom complet de la personne (pour les nouveaux utilisateurs)
Courriel de l'utilisateur
- Adresse email
- Ils recevront une invitation si un nouvel utilisateur
- Ils verront l'accès sur leur page « Votre accès ».
Pour les subventions aux organisations :
ID de l'organisation
- Identifiant numérique de l'organisation
- Contactez l'autre organisation pour obtenir son identifiant.
- Leur administrateur peut distribuer les accès via les « règles d'accès d'équipe ».
Rôle d'accès
- Choisissez : Administrateur, Collaborateur, Commentateur ou Visionneur
- Voici le maximum rôle qu'ils peuvent utiliser
- Ils (ou leur administrateur) peuvent le restreindre davantage.
Quels sites ? (non affiché pour le rôle d'administrateur)
- Tous les sites - Partagez tous les sites de votre organisation
- Sites avec des balises - Partager les sites avec des balises spécifiques
- Sites spécifiques - Partager des sites individuels sélectionnés
Exemples
Scénario 1 : Partager tous les bâtiments avec le consultant
- Partagé avec : Utilisateur → consultant@example.com
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Tous les sites
- Résultat : Le consultant peut travailler sur n'importe quel site
Scénario 2 : Partager un bâtiment spécifique avec le gestionnaire des installations
- Partagé avec : Utilisateur → fm@building.com
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Bâtiment-5 »
- Résultat : Ils contrôlent entièrement les sites étiquetés Building-5
Scénario 3 : Partager le portefeuille avec une organisation partenaire
- Partagé avec : Organisation → ID 123
- Rôle d'accès : Lecteur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Région Nord »
- Résultat : Leur équipe peut consulter les sites étiquetés Région Nord (leur administrateur contrôle la distribution).
Gestion des accès partagés existants
Modifier
- Changer de rôle ou de périmètre
- Impossible de modifier le destinataire
- Les changements prennent effet immédiatement.
Retirer
- Révoquer complètement l'accès
- L'utilisateur/l'organisation perd immédiatement l'accès.
- Impossible d'annuler cette action (il faut créer une nouvelle autorisation pour la rétablir).
6. Partagé avec nous
Emplacement: Paramètres → Accès partagé → Partagé avec nous
Qui peut y accéder : Réservé aux administrateurs de l'organisation
Consultez les accès que d'autres organisations ont partagés avec votre équipe.
Ce que vous verrez
Un tableau présentant :
- Partagé par - Organisation qui a partagé l'accès
- Rôle accordé - Rôle maximum disponible
- Quels sites - Quels sites sont disponibles
Statut:
- « (En attente d'acceptation) » - Vous n'avez pas encore accepté.
- Affichage normal - Accès actif
Accepter
Cliquez Accepter concernant les subventions en attente à :
- Activer l'accès partagé
- Mettez les sites à la disposition de votre organisation
- Autoriser la création de règles d'accès d'équipe
Ce qui se produit:
- Le système crée une règle d'accès d'équipe au niveau de l'organisation
- Vous pouvez désormais distribuer l'accès à des membres spécifiques de l'équipe.
- Les sites apparaissent dans la liste des sites de votre organisation
Règles d'accès à l'équipe
Accéder: Cliquez sur l'autorisation acceptée → Règles d'accès de l'équipe
Contrôlez quels membres de l'équipe peuvent utiliser l'accès partagé et avec quelles autorisations.
Comprendre les règles d'accès à l'équipe
Lorsqu'une autre organisation partage des sites avec vous :
- Ils ont défini le rôle maximal (par exemple, un collaborateur)
- Vous contrôlez la distribution via les règles d'accès de l'équipe
- Vous pouvez restreindre davantage. portée et rôle
- Vous ne pouvez pas élever au-delà de leur rôle autorisé
Exemple:
- Le partenaire partage 100 sites avec un rôle de collaborateur
- Vous créez des règles pour :
- Accorder à « Alice » un accès d'administrateur (limité au rôle de collaborateur par autorisation) à 10 sites
- Accorder à « Bob » Viewer l'accès aux 100 sites
- Accorder au collaborateur « Charlie » l'accès aux sites étiquetés « Centre-ville ».
Règles d'accès actuelles de l'équipe
Affiche toutes les règles que vous avez créées :
- S'applique à - Membre de l'équipe ou organisation entière
- Rôle d'accès - Leur rôle efficace
- Quels sites - Étendue de leur accès
- Actes - Modifier ou supprimer
+ Ajouter une règle d'accès d'équipe
Établissez des règles pour répartir l'accès partagé.
S'applique à
- Tous les membres de l'équipe - Tous les membres de votre organisation ont accès
- Membre spécifique - Choisir un membre de l'équipe en particulier
Rôle d'accès
- Ne peut pas dépasser le rôle accordé par « Partagé par »
- Peut être plus restrictif (par exemple, l'autorisation est accordée à Collaborateur, la règle accorde le statut de Visionneur).
Quels sites ?
- Tous les sites - Tous les sites partagés (issus de la subvention)
- Sites avec des balises - Uniquement les sites partagés avec des balises spécifiques
- Sites spécifiques - Uniquement certains sites partagés
Exemples :
Scénario 1 : Accorder un accès partagé à tous
- Partagé par : Organisation partenaire (Collaborateur, Tous les sites)
- S'applique à : Tous les membres de l'équipe
- Rôle d'accès : Lecteur
- Quels sites : Tous les sites
- Résultat : Tout le monde peut consulter tous les sites partagés
Scénario 2 : Accorder à une personne l’accès en tant que collaborateur à un sous-ensemble
- Partagé par : Organisation cliente (Collaborateur, 50 sites)
- Concerne : John
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Bâtiment A »
- Résultat : John peut modifier les sites étiquetés « Bâtiment A » à partir de l’ensemble partagé.
Scénario 3 : Accès restreint pour le consultant externe
- Partagé par : Fournisseur de données (Commentateur, Tous les sites)
- S'applique à : Membre spécifique → consultant@external.com
- Rôle d'accès : Lecteur
- Quels sites : Sites spécifiques → Sélectionnez 3 sites
- Résultat : Le consultant ne peut consulter que 3 sites spécifiques.
Meilleures pratiques
Veuillez vérifier avant d'accepter.
- Vérifiez ce qui est partagé et le rôle.
- Refusez si vous n'avez pas besoin de cet accès.
Commencez par des restrictions
- Créez d'abord des règles « Tous les membres de l'équipe » avec le rôle de spectateur.
- Ajoutez des règles d'accès spécifiques plus élevées au besoin.
Utilisez des règles spécifiques aux membres pour l'accès sensible.
- Ne donnez pas les droits d'administrateur à tout le monde.
- Établissez des règles ciblées pour ceux qui en ont besoin.
7. Foire aux questions
Accès général
Q : Comment puis-je voir ce à quoi j'ai accès ?
R : Accédez à Paramètres → Votre accès. Vous y trouverez la liste des organisations et des sites auxquels vous avez accès.
Q : Puis-je avoir des rôles différents pour différents sites ?
R : Oui ! Votre rôle est défini pour chaque site. Vous pouvez être collaborateur sur certains sites et simple spectateur sur d'autres.
Q : Que se passe-t-il si je dispose de plusieurs autorisations d'accès au même site ?
A : Vous obtenez le rôle le plus élevé. Si vous disposez des droits d'accès « Lecteur » et « Collaborateur » au même site, vous avez le rôle de Collaborateur.
Q : Puis-je accéder à des sites via plusieurs organisations ?
R : Oui. Si vous êtes membre de l'organisation A et que l'organisation B partage des sites avec vous, vous pouvez accéder aux sites des deux organisations.
Gestion d'équipe
Q : J'ai invité quelqu'un mais il ne s'est pas présenté dans l'équipe. Pourquoi ?
A : Ils doivent :
- Cliquez sur le lien d'invitation dans leur courriel.
- Créez un compte (si vous êtes nouveau) ou connectez-vous
- Acceptez l'invitation
Vérifiez s'ils apparaissent comme « (En attente d'acceptation) » dans la liste des équipes.
Q : Puis-je retirer quelqu'un de mon équipe ?
R : Oui. Sélectionnez-les dans Membres de l'équipe et cliquez sur Supprimer. Ils perdent immédiatement l'accès.
Q : Les membres de l'équipe peuvent-ils modifier leurs propres accès ?
R : Non. Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent gérer l'accès des membres de l'équipe.
Accès au partage
Q : Comment trouver l'identifiant d'une organisation à lui communiquer ?
R : Demandez à l'administrateur de l'organisation. Il pourra le trouver dans ses paramètres ou vous le fournir.
Q : Puis-je partager avec quelqu'un qui n'a pas encore de compte ?
R : Oui. Partagez par courriel. Ils recevront une invitation à créer un compte et à accéder à vos sites.
Q : Et si je partage avec la mauvaise personne ?
A : Cliquez immédiatement sur « Supprimer » dans la section « Partagé par nous » pour autoriser l'accès. Ils perdront immédiatement l'accès.
Q : Puis-je partager temporairement l'accès ?
A : Le système ne prévoit pas d'expiration automatique, mais vous pouvez :
- Partagez l'accès en cas de besoin
- Supprimez-le manuellement à la fin du projet.
- Programmez un rappel dans votre calendrier pour examiner et supprimer l'accès
Q : Lorsque je partage des données avec une organisation, qui y a accès ?
R : Personne automatiquement. L'administrateur de l'organisation doit d'abord accepter le partage. Il pourra ensuite créer des règles d'accès d'équipe pour répartir l'accès au sein de son équipe. Cela lui permettra de contrôler quels membres de l'équipe peuvent consulter vos sites.
Règles d'accès à l'équipe
Q : Pourquoi ne puis-je pas accorder un accès administrateur à une personne lors de la gestion des règles d'accès d'équipe ?
A : L'organisation qui a partagé le contenu avec vous a défini un rôle maximal (par exemple, Collaborateur). Vous ne pouvez pas attribuer un rôle supérieur à celui autorisé.
Q : Puis-je créer des règles d'accès à l'équipe avant d'accepter un partage ?
A : Non. Acceptez d'abord le partage, puis établissez les règles.
Q : Que se passe-t-il si je crée une règle « Tous les membres de l'équipe » et également une règle spécifique à un membre ?
A : Le membre concerné obtient le rôle le plus élevé défini par toute règle applicable. Exemple :
- Tous les membres de l'équipe : Spectateur
- Alice (en particulier) : Collaboratrice
- Résultat : Alice a le rôle de Collaborateur, tous les autres ont le rôle de Spectateur
Rôles et permissions
Q : Quelle est la différence entre un collaborateur et un administrateur ?
A : Les collaborateurs peuvent travailler avec les sites et les données, mais ne peuvent pas :
- Gérer les membres de l'équipe
- Partager l'accès avec d'autres
Les administrateurs peuvent tout faire.
Q : Un commentateur peut-il créer du contenu ?
R : Non. Les utilisateurs qui commentent peuvent uniquement consulter les données et ajouter des commentaires. Ils ne peuvent ni créer ni modifier de sites, de compteurs ou d'autres contenus.
Q : Je suis un spectateur mais je dois modifier quelque chose. Que dois-je faire ?
A : Contactez l'administrateur de votre organisation et demandez un accès collaborateur.
Q : Les utilisateurs peuvent-ils voir des données sensibles ?
A : Les utilisateurs peuvent consulter toutes les données relevant de leur périmètre d'accès. Si certaines données doivent être restreintes, excluez les sites concernés de leur périmètre d'accès.
Étiquettes et portées
Q : Que se passe-t-il si j'accorde l'accès par étiquette et que je modifie ensuite les étiquettes d'un site ?
A: Accès aux mises à jour automatiques :
- Ajouter une étiquette au site → L'utilisateur obtient l'accès
- Supprimer le tag du site → L'utilisateur perd l'accès
Q : Puis-je utiliser plusieurs balises dans une seule subvention ?
R : Oui. Sélectionnez plusieurs étiquettes. L'utilisateur accède aux sites qui possèdent au moins une des étiquettes sélectionnées (logique OU).
Q : Quel est le meilleur choix : un accès basé sur les balises ou un accès spécifique au site ?
UN:
- Étiquettes: Meilleur pour de nombreux sites, inclut automatiquement les nouveaux sites
- Sites spécifiques: Idéal pour les petits nombres, contrôle précis
Utilisez des balises pour la scalabilité, des sites spécifiques pour la précision.
Dépannage
Q : Quelqu'un dit qu'il ne peut pas accéder à un site auquel il devrait avoir accès.
A : Vérifier :
- Paramètres → Membres de l'équipe → Leurs règles d'accès
- Vérifiez que le site possède les balises attendues (si vous utilisez un accès basé sur les balises).
- Vérifiez que le site se trouve dans la bonne organisation.
- Vérifiez s'ils ont accepté les demandes d'accès en attente.
Q : J'ai partagé l'accès, mais l'utilisateur dit n'avoir reçu aucun courriel.
A : Ils devraient :
- Vérifiez votre dossier de courriers indésirables.
- Vérifiez que l'adresse e-mail est correcte.
- Accédez directement à Paramètres → Votre accès et vérifiez les autorisations en attente.
Vous pouvez également supprimer et partager à nouveau si nécessaire.
Q : Comment puis-je vérifier qui a accès à mes sites ?
R : Accédez à Paramètres → Partagé par nous pour voir tous les accès externes que vous avez accordés. Pour les membres de l'équipe, utilisez Paramètres → Membres de l'équipe.
Q : Puis-je exporter la liste des personnes ayant accès ?
R : Les tableaux de toutes les pages de paramètres peuvent généralement être exportés. Recherchez les options d'exportation/téléchargement dans l'interface.
Q : Une personne a quitté l'entreprise. Comment puis-je supprimer tous ses accès ?
UN:
- S'il s'agissait d'un membre de l'équipe : Paramètres → Membres de l'équipe → Sélectionnez-les → Supprimer
- S'ils disposaient d'autorisations d'utilisateur directes : Paramètres → Partagé par nous → Trouver leurs autorisations → Supprimer
- Cela supprime immédiatement tout accès à leur entreprise.
Conseils et bonnes pratiques
Gestion des accès
Utilisez le principe du moindre privilège
- Commencez par le rôle de spectateur
- N'accordez un accès plus étendu qu'en cas de besoin.
- Examinez régulièrement et supprimez les accès inutiles
Tirer parti des balises pour une meilleure évolutivité
- Développer une stratégie d'étiquetage cohérente
- Accorder l'accès par balises plutôt que par sites individuels
- Les nouveaux sites héritent automatiquement des accès appropriés
Documentez votre stratégie d'accès
- Consignez les raisons pour lesquelles cet accès spécifique a été accordé.
- Accès temporaire aux documents avec dates de fin
- Examen trimestriel de l'accès
Organisation d'équipe
Examens d'accès réguliers
- Trimestriel : Examiner tous les accès externes
- Mensuellement : Examiner les règles d'accès de l'équipe
- Lorsque des personnes partent : les évacuer immédiatement
Partage des meilleures pratiques
Avant de partager en externe :
- Vérifiez que vous avez le droit de partager les données
- Confirmer l'identité du destinataire
- Commencez par l'accès minimal nécessaire
- Définissez les attentes concernant la durée d'accès.
Lors de la réception d'un accès partagé :
- Vérifiez les informations partagées avant d'accepter.
- Établissez initialement des règles d'équipe restrictives.
- Élargir l'accès selon les besoins
- Communiquez avec l'organisation de partage en cas de problème.
Sécurité
Protéger l'accès administrateur
- Limiter le nombre d'administrateurs
- Utilisez une authentification forte
- Consultez régulièrement la liste des administrateurs
Surveiller l'accès partagé
- Suivez avec qui vous avez partagé des informations.
- Supprimez l'accès à la fin des projets.
- Ne partagez pas plus que nécessaire.
Répondre rapidement aux problèmes d'accès
- Supprimez immédiatement l'accès s'il est compromis.
- Signalez toute activité suspecte au support.
- Mise à jour des accès en cas de changement de rôle
8. Scénarios courants
Scénario 1 : Intégration d'un nouveau membre de l'équipe
Situation: Un nouveau gestionnaire de l'énergie rejoint votre équipe
Mesures:
- Accédez à Paramètres → Membres de l'équipe
- Cliquez + Invite
- Remplir:
- Nom : « Sarah Johnson »
- E-mail: "sarah@company.com"
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Tous les sites
- Cliquez sur Soumettre
- Attendez que Sarah accepte l'invitation
Résultat: Sarah peut accéder à tous les sites et les modifier.
Scénario 2 : Partage des données du bâtiment avec le gestionnaire des installations
Situation: Le service de gestion des bâtiments a uniquement besoin d'un accès administrateur à son bâtiment.
Mesures:
- Accédez à Paramètres → Partagé par nous
- Cliquez + Accès partagé
- Remplir:
- Partagé avec : Utilisateur
- Nom d'utilisateur : « Mike Chen »
- Adresse e-mail de l'utilisateur : « mike@building-fm.com"
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Sites concernés : Sites spécifiques → « Bâtiment 7 »
- Cliquez sur Soumettre
Résultat: Mike reçoit une invitation et un accès complet au bâtiment 7.
Scénario 3 : Partage de données entre organisations homologues
Situation: L'organisation homologue partage ses données, vous souhaitez que votre équipe puisse les consulter.
Mesures:
- Attendez la notification de partage (ou consultez Paramètres → Partagé avec nous)
- Accédez à Paramètres → Partagé avec nous
- Trouver une subvention en attente d'une organisation homologue
- Cliquez Accepter
- Cliquez sur la subvention acceptée
- Allez à Règles d'accès à l'équipe languette
- Cliquez + Ajouter une règle d'accès d'équipe
- Configurer :
- S'applique à : Tous les membres de l'équipe
- Rôle d'accès : Lecteur
- Quels sites : Tous les sites
- Cliquez sur Soumettre
Résultat: Tous les membres de votre équipe peuvent consulter les sites partagés de l'organisation homologue.
Scénario 4 : Un consultant externe a besoin d’un accès temporaire
Situation: Le consultant doit travailler sur des sites de projet spécifiques pendant 3 mois.
Mesures:
- Accédez à Paramètres → Partagé par nous
- Cliquez + Accès partagé
- Remplir:
- Partagé avec : Utilisateur
- Nom : « Alex Rivera »
- E-mail: "alex@consulting.com"
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Sites concernés : Mots-clés → « Consultant-Projet »
- Cliquez sur Soumettre
Plus tard (après le projet) :
- Accédez à Paramètres → Partagé par nous
- Sélectionnez les autorisations d'accès à supprimer
- Cliquez Retirer
Résultat: Le consultant dispose d'un accès limité dans le temps à des sites spécifiques.
Scénario 5 : Gestionnaire de portefeuille multi-immeubles
Situation: Le gestionnaire supervise des bâtiments situés dans plusieurs régions et présentant des besoins d'accès différents.
Mesures:
- Accédez à Paramètres → Membres de l'équipe → Cliquez sur l'utilisateur
- Créer plusieurs droits d'accès :
Subvention 1 : Accès complet à la région 1
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Région-1 »
Subvention 2 : Accès en lecture seule pour la région 2
- Rôle d'accès : Lecteur
- Quels sites : Sites avec les étiquettes → « Région-2 »
Subvention 3 : Collaborer à la construction d'un bâtiment spécifique du siège social
- Rôle d'accès : Collaborateur
- Quels sites : Sites spécifiques → « Siège social »
Résultat: Le gestionnaire dispose des niveaux d'accès appropriés à l'ensemble du portefeuille.
Scénario 6 : Accès en cascade via des balises
Situation: Vous souhaitez accorder automatiquement l'accès à mesure que des bâtiments sont ajoutés ?
Installation:
- Étiquetez vos sites de manière cohérente (par exemple, « Division A », « Division B »).
- Accorder l'accès par étiquettes :
- Responsable de la division A : Collaborateur → Sites avec des étiquettes → « Division A »
- Responsable de la Division B : Collaborateur → Sites avec des étiquettes → « Division B »
Lorsque vous ajoutez de nouveaux bâtiments :
- Étiquetez le nouveau bâtiment avec « Division A »
- Le responsable de la division A obtient automatiquement l'accès
- Aucune mise à jour manuelle n'est nécessaire.
Résultat: Gestion des accès évolutive à mesure que le portefeuille s'élargit
Obtenir de l'aide
En cas de problèmes d'accès :
- Consultez la FAQ de ce guide.
- Vérifiez votre accès dans Paramètres → Votre accès
- Contactez l'administrateur de votre organisation
Pour des raisons de sécurité :
- Supprimez immédiatement l'accès si vous êtes inquiet.
- Documentez le problème
- Contactez le support Ento