Avec un calendrier de relevés, vous vous assurez que vos compteurs manuels sont lus à temps. Lorsqu'un relevé est dû, Ento envoie un rappel par e-mail aux destinataires choisis avec un lien direct, où ils peuvent enregistrer le relevé – également depuis leur téléphone.
Tous les relevés sont enregistrés directement sur le compteur, de sorte que les données sont incluses dans vos rapports et analyses tout comme les données de vos autres compteurs.
Avant de commencer
Le compteur doit déjà être créé en tant que compteur manuel. Si vous ne l'avez pas encore fait, suivez d'abord les étapes dans Compteurs manuels.
Pour modifier un calendrier de relevés, vous avez besoin d'un rôle utilisateur qui vous permet de modifier les compteurs. En savoir plus dans Autorisations utilisateur et contrôle d'accès.
Configurer un calendrier de relevés
Pour configurer un calendrier de relevés, suivez les étapes ci-dessous.
1. Allez dans « Paramètres » → « Compteurs manuels »
Vous obtenez ici un aperçu de tous vos compteurs manuels, y compris leur calendrier de relevés, leur statut, leur date d'échéance, leurs destinataires, leur dernier relevé et qui l'a effectué. Utilisez les filtres « Actif », « Tous » et « Aucun calendrier » pour trouver rapidement les compteurs qui n'ont pas encore de calendrier.
2. Cliquez sur « Modifier le calendrier de relevés » sur le compteur que vous souhaitez configurer
3. Choisissez la « Première date d'échéance » – la date du premier relevé
4. Choisissez la fréquence de lecture du compteur sous « Répétitions »
- Hebdomadaire
- Toutes les deux semaines
- Mensuel
- Tous les deux mois
- Trimestriel
- Tous les six mois
- Annuel
Sous le champ, vous pouvez voir les prochaines dates de relevé à venir, afin de vérifier que le calendrier est correct.
5. Sélectionnez les "Destinataires de notification" qui doivent recevoir le rappel
Seules les personnes ayant accès à tous les sites sélectionnés sont affichées dans la liste.
6. Si une personne sans compte utilisateur Ento doit relever le compteur, ajoutez son adresse e-mail sous "Autres adresses e-mail"
Séparez plusieurs adresses par une virgule, par exemple [email protected], [email protected].
7. Cliquez sur "Enregistrer"
Le calendrier est maintenant affiché dans la vue d'ensemble. La colonne "Statut" indique si le compteur est "Dans les temps" ou en retard (par exemple "7 jours de retard"), et la date dans la colonne "Échéance" devient rouge lorsqu'un relevé est en retard.
Enregistrer un relevé
Lorsqu'un relevé est dû, les destinataires reçoivent un e-mail de rappel leur indiquant quel compteur doit être relevé, sur quel site, et quand il était dû.
1. Ouvrez l'e-mail de rappel et cliquez sur le bouton pour relever le compteur
Le lien ouvre une page où vous pouvez enregistrer le relevé directement – cela fonctionne également sur votre téléphone.
2. Entrez la valeur affichée sur le compteur
Le champ affiche l'unité du compteur, par exemple "Électricité (kWh)".
3. Si nécessaire, ouvrez "Avancé" pour modifier l'heure du relevé ou ajouter un commentaire
L'heure est préremplie avec l'heure actuelle, vous n'avez donc besoin de la modifier que si le compteur a été relevé à un autre moment.
4. Cliquez sur "Enregistrer le relevé"
S'il y a d'autres relevés en attente pour vous, ils sont listés sous "Relevés en attente", afin que vous puissiez continuer directement vers le compteur suivant. Lorsque tous les relevés sont terminés, vous verrez le message "Vous pouvez fermer cette page".
Envoyer un rappel
Si un relevé est en retard, un bouton "Envoyer un rappel" apparaît à côté du compteur dans "Paramètres" → "Compteurs manuels". Cliquez sur "Envoyer un rappel" et confirmez avec "OK" pour envoyer à nouveau le rappel aux destinataires.
Voir les relevés enregistrés
Allez dans "Paramètres" → "Compteurs manuels" et cliquez sur "Relevés" sur le compteur. Ici, vous pouvez voir tous les relevés enregistrés avec l'heure et la valeur. Sous "Audit", vous pouvez voir qui a enregistré chaque relevé et quand.
Vous pouvez également enregistrer un relevé directement dans Ento sous "Enregistrer un relevé". Choisissez l'heure, entrez la valeur et cliquez sur "Enregistrer". Cliquez sur "+ Ajouter une ligne" pour enregistrer plusieurs relevés à la fois.
Bon à savoir
- Vous pouvez modifier le calendrier, la fréquence ou les destinataires à tout moment en cliquant à nouveau sur « Modifier le calendrier de relevé ».
- Les compteurs sans calendrier affichent « Aucun calendrier » dans la vue d'ensemble. Utilisez le filtre « Aucun calendrier » pour les trouver.
- Cliquez sur « Télécharger » dans la vue d'ensemble pour exporter la liste des compteurs manuels et leurs calendriers.
- Si vous avez de grandes quantités de données historiques, vous pouvez les télécharger au lieu de les enregistrer lecture par lecture. Pour en savoir plus, consultez Téléchargement de données manuelles.